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Chargé(e) de la comptabilité et des achats

24 Mai 2019

LE POSTE

  • Intitulé : Chargé(e) de la comptabilité et des achats. 
  • Contrat : CDI.
  • Date d'embauche : 01/07/2019.
  • Rémunération brute annuelle : 27/30K€ selon expérience.
  • Statut : employé. 
  • Lien hiérarchique : encadrement par la Responsable des finances et des ressources humaines. 
  • Expérience requise : au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
  • Formation requise : BAC+2/+3 minimum (BTS Comptabilité Gestion, DCG).
  • Lieu de travail : Paris 5ème.
  • Perspectives d'évolution : possibles et réalistes à moyen et long terme, structure en plein développement (CA passé de 1,2 à 7,8 m€ entre 2016 et 2018, de 4 salariés au 31/12/2016 à 45 salariés le 07/05/2019), évolution vers le statut de Fondation Reconnue d'Utilité Publique (FRUP) en 2020 avec élargissement du domaine d'intervention au-delà du secteur de la Recherche.

LES MISSIONS

Suivi de la comptabilité

  • tenir la comptabilité générale et analytique (double-axe), et contrôler la cohérence des documents comptables produits
  • Effectuer le suivi comptable des biens et le raccordement avec l'inventaire
  • Effectuer les paiements et les encaissements
  • Classement et archivage
  • Participer à la définition, la rédaction et l'actualisation des procédures et des règles comptables, et de leurs conditions d'application
  • Participer, en lien avec la Responsable des finances et des ressources humaines, à l'analyse financière, statistique et budgétaire de la Fondation 

Suivi des achats

  • Recueil de l'expression des besoins : information des utilisateurs, respect des procédures, réception des commandes, recherche de fournisseur, demande de devis, mise en concurrence de plusieurs fournisseurs si nécessaire
  • Mise en validation, envoi des devis validés, rédaction des bons de commande
  • Réalisation des commandes en lignes
  • Recueil des bons de livraison et des services faits
  • Réception des factures, mise en validation et mise en paiement
  • Suivi de la relation Fournisseurs
  • Classement et archivage 

Suivi des remboursements des notes de frais et frais de missions

  • Information des utilisateurs, respect des procédures
  • Recueil et contrôle des pièces nécessaires au remboursement
  • Mise en validation et mise en paiement
  • Classement et archivage 

Relations avec les partenaires comptables et financiers

  • Avec l'expert-comptable : transmission des pièces comptables, réalisation du contrôle trimestriel, arrêté semestriel soumis à validation de la Responsable des Finances, clôture annuelle des comptes révisée par l'expert-comptable
  • Avec le commissaire aux comptes : contribution à la préparation du rapport annuel d'approbation des comptes, respect des procédures, notamment de la procédure Lutte Anti-Blanchiment (LAB)
  • Avec la banque : suivi des virements bancaires et des remises de chèques, rapprochements bancaires 

Missions collectives ponctuelles

  • Participation à la préparation et à la réalisation des évènements de la Fondation
  • Soutien lors des pics d'activité des campagnes de collecte

ENVIRONNEMENT DU POSTE

En interne : avec l'ensemble de l'équipe de la Fondation (siège de la Fondation et équipes déployées au sein des hôpitaux de l'AP-HP)

En externe : les directions des établissements de l'AP-HP, les équipes de recherche de l'AP-HP et de ses partenaires, les prestataires et fournisseurs de la Fondation, les donateurs

SAVOIRS

  • Maîtrise de la comptabilité générale et analytique
  • Connaissance des principes budgétaires
  • Une connaissance du milieu hospitalier et/ou du secteur du mécénat serait un plus
  • Anglais : compréhension écrite et orale 

SAVOIR-FAIRE TECHNIQUES

  • Maîtrise de la saisie de la comptabilité dans un logiciel comptable
  • Maîtrise du circuit des achats
  • Maîtrise du Pack Office 

SAVOIR-ETRE

  • Faire preuve d'autonomie et d'initiative 
  • Faire preuve de rigueur, avoir le sens de l'organisation
  • Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
  • Avoir le souci de la confidentialité et de la discrétion
  • Avoir le sens du relationnel et de l'intérêt général
  • Zvoir la capacité à travailler en équipe et au service d'une équipe

Les candidatures (CV et courrier de motivation exigés) sont à adresser au Responsable des Affaires Générales, stephane.pilate-ext@aphp.fr.